Regulamin konferencji

Regulamin Konferencji Passus Networks Summit
Warszawa, 3-4 października 2013 r.

I.    Postanowienia ogólne

1.    Konferencja Passus Networks Summit, zwana dalej Konferencją, odbywa się w dniach 3-4 października 2013 r. w hotelu Narvil w Serocku, przy ul. Miłosza 14A.
2.    Organizatorem Konferencji jest Passus Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Wiktorskiej 63.
3.    Przepisy niniejszego regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.
4.    Przesłanie Karty Zgłoszenia do Organizatora jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu przez Zamawiającego.

II.    Zasady uczestnictwa w Konferencji

Warunkiem udziału w Konferencji jest spełnienie łącznie wszystkich postanowień:
1. Wypełnienie i przesłanie formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie www.pns2013.passus.pl/rejestracja zawierającego:
a)    pełną nazwę Zamawiającego, ujawnioną w odpowiednim rejestrze oraz numeru NIP,
b)    imię i nazwisko rejestrowanego Uczestnika,
c)    dane teleadresowe rejestrowanego Uczestnika,
d)    adres e-mail rejestrowanego Uczestnika.
2.    Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia przez Organizatora. Potwierdzenie zostanie przesłane drogą elektroniczną na adres e-mail Zamawiającego. Potwierdzenie zostanie wysłane przez Organizatora wraz z fakturą proforma w terminie 7 dni od daty otrzymania zgłoszenia. Przesłanie potwierdzenia przez Organizatora jest równoznaczne z zawarciem umowy między Zamawiającym a Organizatorem.
3.    Dokonanie przez Zamawiającego w całości opłaty konferencyjnej określonej na fakturze proforma.
4.    Otrzymanie przez Zamawiającego potwierdzenia odnotowania płatności na koncie Organizatora. Warunkiem prawidłowej identyfikacji przez Organizatora wpłaty dokonanej przez Zamawiającego jest dokładne wpisanie tytułu wpłaty zgodnie z brzmieniem faktury proforma wraz z jej numerem. Inne tytuły zapłaty mogą skutkować nieprawidłowym przyporządkowaniem wpłaty i nie dopuszczeniem do udziału w Konferencji.
5.    Osoby, które otrzymują specjalne kody rabatowe winny dokonać rejestracji jedynie przy ich użyciu. W przeciwnym wypadku rejestracja odbędzie się na warunkach ogólnych, za co Organizator nie ponosi odpowiedzialności. Rejestracji przy użyciu kodu może dokonać wyłącznie Uczestnik, który otrzymał kod rabatowy.
6.    Osoba dokonująca zgłoszenia w imieniu Zamawiającego i akceptująca warunki uczestnictwa, niniejszym oświadcza, że jest upoważniona do zaciągnięcia zobowiązania finansowego wobec Organizatora Konferencji. W przeciwnym przypadku ponosi ona wobec Organizatora odpowiedzialność cywilną, w tym odszkodowawczą, za przekroczenie uprawnień lub ich nie posiadanie.

III.    Warunki i terminy płatności

1.    Koszt uczestnictwa na Konferencji dla jednej osoby wynosi 750,00 złotych netto (922,50 złotych brutto).
2.    Obowiązującym sposobem płatności jest przedpłata w wysokości 100 % kosztów uczestnictwa.
3.    Opłata rejestracyjna winna wpłynąć na konto Organizatora w terminie 7 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego faktury proforma. W przypadku rejestracji dokonywanych po dniu 20.09.2013 r. opłata rejestracyjna powinna zostać dokonana przed Konferencją na podstawie potwierdzenia wysłanego przez Organizatora i w terminie przez niego wskazanym.
4.     Organizator wystawi fakturę VAT dla Zamawiającego w terminie 7 dni od dnia wpływu opłaty rejestracyjnej na konto Organizatora.
5.    Zamawiający upoważnia Passus Sp. z o.o. do wystawiania faktur VAT bez podpisu Zamawiającego.
6.    Opłatę z tytułu kosztów uczestnictwa na Konferencji Zamawiający winien uregulować na rachunek bankowy Organizatora:

Passus sp. z o.o.
ul. Wiktorska 63, 02-587 Warszawa
DnB Nord
PL48 2190 0002 3000 0046 2582 0101

IV.    Warunki rezygnacji z udziału w Konferencji

1. Rezygnacja przez Zamawiającego z udziału w Konferencji może nastąpić wyłącznie w drodze oświadczenia przesłanego na adres: sieci@passus.pl
2. Bezkosztowa rezygnacja z udziału w Konferencji jest możliwa w terminie do dnia 20.09.2013 r. W przypadku rezygnacji, które wpłyną na adres mailowy Organizatora po tym terminie Organizator pobierze opłatę manipulacyjną w wysokości 100 % wartości zamówienia.

V. Zasady udziału w Konferencji

1. Termin nadsyłania Kart Zgłoszenia na Konferencję upływa w dniu 26.09.2013r. Po tym terminie Karty Zgłoszenia będą przyjmowane warunkowo.
2. Organizator ustala plan Konferencji, a także jest uprawniony do dokonywania w nim zmian nawet w dniu 04.10.2013 r.
3. Opłata konferencyjna obejmuje:
a)    uczestnictwo w konferencji,
b)    materiały konferencyjne,
c)    imienny identyfikator,
d)    lunch, przerwy kawowe według programu i menu ustalonego przez Organizatora,
e)    kolację oraz udział w evencie wieczornym w dniu 3.10.2013 r. według programu ustalonego przez Organizatora.
f)    zakwaterowanie w hotelu Narvil w dniu 3-4 października 2013 (1 nocleg) ze śniadaniem (miejsce           w pokoju 2-osobowym)
4.W cenie pokoju zawarte jest śniadanie (w godz. 6:30-10:30), basen, sauna, sala fitness oraz bezprzewodowy Internet.
5. Doba hotelowa rozpoczyna się o godz. 16:00, kończy o 12:00 następnego dnia.
6. W przypadku, gdy Uczestnik Konferencji będzie chciał być zakwaterowany w pokoju jednoosobowym, zobowiązany będzie do uiszczenia dopłaty do kosztów uczestnictwa na Konferencji w wysokości 150,00 złotych netto (184,50 złotych brutto).
7. Rezerwacja oraz opłata miejsca hotelowego jest jednoznaczna z akceptacją regulaminu hotelowego. Regulamin hotelu jest dostępny w recepcji hotelowej.
8. Na terenie hotelu znajduje się parking na 350 samochodów. Koszt parkingu wynosi 20 PLN brutto za dobę za samochód osobowy i nie jest wliczony do opłaty konferencyjnej.
9. Zmiana osoby delegowanej na Konferencję jest możliwa bez dodatkowych kosztów, po uprzednim zgłoszeniu Organizatorowi tego faktu na adres: sieci@passus.pl do dnia 20.09.2013r. Po tym terminie każda zmiana osoby delegowanej na Konferencję wiąże się z dodatkową opłatą 100,00 złotych netto (123,00 złote brutto).
10. Każdy Uczestnik Konferencji obowiązany jest posiadać przy sobie imienny identyfikator wydany przez Organizatora przez cały okres trwania Konferencji. Zakazane jest przekazywanie imiennych identyfikatorów Uczestników Konferencji osobom postronnym.

VI. Postanowienia końcowe

1. Liczba miejsc na Konferencję jest ograniczona. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia zgłoszenia bez podania przyczyny.
2. Pełnoprawnym Uczestnikiem Konferencji staje się osoba, która:
•    prawidłowo dokona procesu rejestracji – w procesie rejestracji podane zostaną wszystkie wymagane dane będące autentycznymi danymi uczestnika Konferencji,
•    uiści opłatę zgodną z wystawioną fakturą proforma, w wysokości oraz terminie wskazanym w niniejszym regulaminie,
•    dokona rejestracji na miejscu Konferencji odbierając imienny identyfikator.
3. Uczestnik Konferencji, przez udział w Konferencji wyraża jednocześnie zgodę na wykorzystywanie swego wizerunku przez Passus Sp. z o.o. dla celów marketingowych, we wszystkich materiałach informacyjno–promocyjnych dotyczących Konferencji bez ograniczeń w czasie.
4. Organizator Konferencji jest uprawniony do niedopuszczenia zarejestrowanego Uczestnika do udziału w Konferencji lub zażądania opuszczenia przez niego Konferencji w przypadku rażącego naruszenia któregokolwiek z zapisów niniejszego regulaminu.
5. Organizator Konferencji jest administratorem danych osobowych Uczestników w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 tj. z późn. zm.) (dalej „Ustawa o ochronie danych osobowych”). Organizator przetwarza dane w celu przeprowadzania Konferencji zgodnie z Regulaminem.
6. Przez udział w Konferencji Uczestnik:
- wyraża zgodę na przetwarzanie dotyczących go danych osobowych przez Organizatora w związku z udziałem w Konferencji na zasadach i w trybie określonym w Regulaminie,
- oświadcza, że został poinformowany o przysługujących mu prawach, które wynikają z postanowień ustawy o ochronie danych osobowych tj.: o prawie do dostępu do treści swoich danych oraz prawie do ich poprawiania, jak również o prawie wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych,
- przyjmuje do wiadomości, iż wyrażenie zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek konieczne do wzięcia udziału w Konferencji.